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Un système de gestion de contenu1 ou SGC1 (content management system ou CMS en anglais) est une famille de logiciels destinés à la conception et à la mise à jour dynamique de sites Web ou d'applications multimédia. Ils partagent les fonctionnalités suivantes :

• ils permettent à plusieurs individus de travailler sur un même document2
• ils fournissent une chaîne de publication (workflow) offrant par exemple la possibilité de mettre en ligne le contenu des documents ;
• ils permettent de séparer les opérations de gestion de la forme et du contenu ;
• ils permettent de structurer le contenu (utilisation de FAQ, de documents, de blogs, de forums de discussion, etc.);
• ils permettent de hiérarchiser les utilisateurs et de leur attribuer des rôles et des permissions (utilisateur anonyme, administrateur, contributeur, etc.) ;
• certains SGC incluent la gestion de versions.

Lorsque le SGC gère du contenu dynamique, on parle de système de gestion de contenu dynamique ou SGCD (Dynamic Content Management System ou DCMS). Les SGC ne doivent pas être confondus avec les systèmes de gestion électronique des documents (GED) qui permettent de réaliser la gestion de contenu dans l'entreprise (notamment le cycle de vie des documents).

Par le biais de l’interface d’administration, les systèmes offrent le plus souvent la possibilité de gérer les utilisateurs et leurs droits. C'est-à-dire de leur donner accès ou non aux fonctionnalités du système. Les fonctionnalités sont multiples et variables selon la plate-forme, très basiques comme un droit de lecture/écriture sur un article, ou plus élaborées comme un droit de modération d’autres utilisateurs. Afin de gérer plus globalement les droits des utilisateurs, certaines solutions de SGC permettent de créer et gérer des groupes d'utilisateurs. Les utilisateurs sont

Utilisation d'interface web - SGC

Au travers d'interfaces web, les SGC sont accessibles quel que soit le type de système d'exploitation au moyen d'un navigateur Web. Ainsi, les utilisateurs n'ont pas besoin d'installer de logiciels spécifiques supplémentaires. Grâce aux standards du web, les SGC offrent donc un format de données lisible (HTML et ses dérivés RIA), imprimable et stockable par tous, ce qui facilite l'échange et l'accessibilité des documents. Un SGCD permet de gérer et de générer le code source des projets pour l'exporter.

Séparation entre contenu et présentation

C'est un principe fondateur de la gestion de contenu :

• le contenu est stocké le plus souvent dans une base de données, structurée en tables et en champs. C'est le contenu des champs de la base qui est créé/modifié par le rédacteur, et non pas la page elle-même. On parle de site « dynamique » ;
• la présentation est définie dans un gabarit. Le gabarit définit deux choses : la mise en page proprement dite - via les feuilles de style (parmi lesquelles les CSS, ou les règles de transformation XSLT), et la structuration des données, au moyen de standards tels que XML, ainsi que les informations extraites de la base de données (de même que l'endroit où celles-ci doivent être affichées et sous quelles conditions).

Édition de page simplifiée

Du fait du principe de séparation contenu/présentation, les rédacteurs peuvent se concentrer sur le contenu. L'édition des pages est considérablement simplifiée. Deux mécanismes sont proposés :

• une interface WYSIWYG qui propose une interface graphique de mise en forme similaire à celle qui existe dans un traitement de texte ;
• l'utilisation de balises simplifiées, visant à mettre le texte en forme. Il en existe plusieurs types, dont le plus répandu est BBCode. On peut aussi citer des alternatives plus modernes telles que Markdown ou Textile. Les wikis qui ne sont pas WYSIWYG utilisent le wikitexte.
  Pour aider les contributeurs à saisir plus simplement des contenus, de nombreux outils de gestion de contenu proposent des fonctions d'édition « inline », c'est-à-dire d'édition depuis la partie visible du site sur internet (appelée aussi front-office, en jargon informatique).

De multiples méthodes de rangement de l'information

La théorie de l'information affirme que plus il y a d’informations, plus le désordre augmente. En pratique, lors de la recherche d'une information spécifique, toutes les autres créent du bruit. Pour y remédier, un SGC propose habituellement de multiples mécanismes de tri plus ou moins complexes comme :

les hyperliens, qui permettent de référencer les articles entre eux ;
un moteur de recherche sur le texte ;
des tris spécifiques (par date de modification, auteurs, liens…).
La majorité des SGC offrent la possibilité de catégoriser l’information, de l’indexer ou d’utiliser des taxinomies pour améliorer les méthodes de recherche et l'affichage des contenus. On peut donc créer des catégories de contenus, des sections (ou rubriques), voire des mots clés favorisant l’indexation.

La multiplication d’une vue, des mécanismes de choix, diminue la profondeur de l’information par rapport à la page d’entrée en multipliant les chemins, et la rend donc plus accessible.

Gestion des droits

Par le biais de l’interface d’administration, les systèmes offrent le plus souvent la possibilité de gérer les utilisateurs et leurs droits. C'est-à-dire de leur donner accès ou non aux fonctionnalités du système. Les fonctionnalités sont multiples et variables selon la plate-forme, très basiques comme un droit de lecture/écriture sur un article, ou plus élaborées comme un droit de modération d’autres utilisateurs. Afin de gérer plus globalement les droits des utilisateurs, certaines solutions de SGC permettent de créer et gérer des groupes d'utilisateurs. Les utilisateurs sont ensuite intégrés aux groupes. Pour répondre aux besoins des organisations, la plupart des outils de SGC permettent l'interfaçage avec des annuaires d'entreprises (LDAP , AD).